Integritetspolicy

Tämä tietosuojaseloste kuvaa, miten Medral Oy (Kyläklinikka) käsittelee henkilötietoja asiakas- ja ajanvarausjärjestelmässä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) sekä soveltuvan kansallisen tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

1. Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjä: Medral Oy
Y-tunnus: 3587232-7
Sähköpostiosoite: info@kylaklinikka.fi

2. Rekisteriasioita hoitavat henkilöt

Rekisterin yhteyshenkilö
Rasmus Nurminen, rasmus.nurminen@kylaklinikka.fi

Tietosuojavastaava (jos nimitetty)
Rasmus Nurminen, rasmus.nurminen@kylaklinikka.fi

3. Rekisterin nimi

Medral Oy asiakastietojen, laskutuksen ja ajanvarausten rekisteri

4. Rekisterin käyttötarkoitus ja tietolähteet

Rekisterin käyttötarkoitus on asiakassuhteen parantaminen, ajanvarausten mahdollistaminen ja laskutustietojen ylläpito.

Tietoja kerätään rekisteröidyiltä itseltään. Tiedot tallennetaan ajanvarauksen yhteydessä.

Tietoja kerätään myös asiakasta palvelevalta hoitohenkilöstöltä. Kerättäviä henkilötietoja käytetään Rekisterinpitäjän ja asiakkaan asiakassuhteiden ylläpitoon, laskutukseen, sekä palvelun edellyttämien yhteydenottojen ja viestien mahdollistamiseen. Jos asiakkaan ja Rekisterinpitäjän välillä on hoitosuhde, järjestelmään tallennetaan myös hoitosuhteen kannalta asiakkaan tallennettavaksi hyväksymät tiedot. Hoitotietojen osalta ne tiedot viedään viranomaisten ylläpitämään Kanta-arkistoon, jotka laki edellyttää vietäväksi.

Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille ilman lainmukaista perustetta.

Rekisterinpitäjä voi myös lähettää markkinointi- ja muita tiedotusviestejä asiakkaalle, mikäli asiakas on sen sallinut. Asiakas voi kieltäytyä näistä tiedotteista ilmoittamalla siitä sähköpostitse osoitteeseen info@kylaklinikka.fi.

5. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet

Henkilötietojen käsittely perustuu seuraaviin oikeusperusteisiin:

Sopimus: Henkilötietoja käsitellään asiakassuhteen ja ajanvarauksen toteuttamiseksi.
Rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite: Henkilötietoja käsitellään lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi (esim. potilastiedot, kirjanpito).
Rekisteröidyn suostumus: Henkilötietoja käsitellään suostumuksen perusteella (esim. suoramarkkinointi), jos suostumus on annettu.
Rekisterinpitäjän oikeutettu etu: Henkilötietoja voidaan käsitellä rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella, kuten palvelun kehittämiseen ja tietoturvan varmistamiseen.

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin talletetaan tai voidaan tallettaa seuraavat tiedot: nimi, sähköpostiosoite, osoite, puhelinnumero, sukupuoli, syntymävuosi, syntymäaika tai henkilötunnus (jos laki edellyttää sitä hoitosuhteen perusteella), asiakkaan laskutustiedot, kuten etu- ja sukunimi, kieli, tieto asiakaskirjeiden vastaanotosta sähköpostitse ja tekstiviestitse, viimeisin sisäänkirjautuminen, tiedot siitä kuka asiakastietoja on katsellut ja muokannut, tehdyt varaukset, asiakaskäynnit, maksut ja tieto siitä kuka niitä on katsellut tai muokannut.

7. Tietojen luovuttaminen ja siirretäänkö tietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille ilman lainmukaista perustetta.

Henkilötietoja voidaan käsitellä rekisterinpitäjän lukuun palveluntarjoajien toimesta (esim. asiakas- ja ajanvarausjärjestelmän palveluntarjoaja sekä palvelinpalveluiden tuottaja).

Ajanvarausjärjestelmän palveluntarjoajalla voi olla rajattu pääsy henkilötietoihin silloin, kun se on tarpeen palvelun teknisen toteuttamisen, ylläpidon, ongelmatilanteiden selvittämisen tai järjestelmän käytön tukemisen yhteydessä.

Palvelinympäristön tarjoajalla ei ole pääsyä henkilötietoihin selväkielisessä muodossa, vaan tiedot säilytetään suojattuina.

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Tietojen säilytys

Henkilötietoja säilytetään asiakassuhteen ajan sekä sen jälkeen niin kauan kuin se on tarpeen rekisterin käyttötarkoituksen toteuttamiseksi tai lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa poistamista. Tiedot poistetaan, mikäli käsittelylle ei ole enää laillista perustetta.

9. Tietojen suojauksen periaatteita

Rekisterinpitäjän käyttämä palvelimen ylläpitäjä ja GDPR-asetuksen mukainen Tiedon käsittelijä on Ajas Oy.

Ajas on A1 luokan potilastietojärjestelmäksi sertifioitu. Sertifiointiprosessissa on varmennettu tietoturvakäytännöt ulkoisen auditointitalon toimesta.

Rekisteritiedon käsittelyyn käytettävä verkkopalvelu on suojattu salasanoin ja palvelin sekä muut palvelimet ovat suojattuja palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin. Salasanoja ei tallenneta palvelimelle selkokielisenä vaan ne säilytetään suolattuina ja kryptattuina “salt” kulloinkin turvallisena pidettynä menetelmää käyttäen. Palvelin sijaitsee lukitussa ja vartioidussa tilassa Upcloud Oy:n palvelinsalissa Helsingissä. Tietojen säilyvyys on varmistettu automaattisten varmuuskopioiden avulla.

Ajas Oy:n henkilöstö on vaitiolovelvollinen ja jokainen on allekirjoittanut salassapitosopimukset, joissa sitoutuvat olemaan paljastamatta mitään asiakastietoihin liittyvää tietoa.

Jos käyttämiimme järjestelmiin murtaudutaan niin, että se vaikuttaa sinuun, saamme siitä tiedon ja ilmoitamme siitä mahdollisimman nopeasti ja kerromme myöhemmin mitä vastatoimenpiteitä teimme. Asiakkaan on pidettävä oma käyttäjätunnus ja salasana salassa kolmansilta osapuolilta, mikäli asiakkaalla on sellaiset.

10. Tarkastus- ja kielto-oikeus

Rekisteröidyllä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus:

saada pääsy omiin henkilötietoihinsa
vaatia virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisemista
vaatia tietojen poistamista, mikäli käsittelylle ei ole laillista perustetta
rajoittaa henkilötietojensa käsittelyä tietyissä tilanteissa
vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun
siirtää tiedot järjestelmästä toiseen siltä osin kuin käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja se on teknisesti mahdollista
peruuttaa suostumus milloin tahansa, jos käsittely perustuu suostumukseen
tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto)

Oikeuksien käyttäminen edellyttää riittävää tunnistautumista. Pyynnöt käsitellään kohtuullisessa ajassa.

Edellä mainittuja oikeuksia voidaan rajoittaa, jos henkilötietojen käsittely perustuu lainsäädäntöön tai jos tietojen säilyttäminen on välttämätöntä lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi. Rajoitukset perustuvat aina soveltuvaan lainsäädäntöön.

Oikeuksien toteuttaminen arvioidaan tapauskohtaisesti soveltuvan lainsäädännön mukaisesti. Rekisterinpitäjällä on oikeus kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta tai periä kohtuullinen maksu, jos pyyntö on ilmeisen perusteeton tai kohtuuton, erityisesti jos pyyntöjä esitetään toistuvasti.

11. Evästeet ajanvarausjärjestelmän käyttäjille

Ajanvarausjärjestelmässä käytetään ns. cookie-toimintoa eli evästeitä. Eväste on pieni, käyttäjän selaimelle talletettava ja siellä säilytettävä merkintä, joka mahdollistaa sen, että käyttäjälle voidaan luoda turvallinen istunto (sessio), jonka ajan järjestelmä tietää kyseessä olevan saman käyttäjän. Ilman evästeitä ajanvarauspalveluun kirjautuminen ei onnistu. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Mikäli ajanvarausjärjestelmässä vieraileva käyttäjä ei halua sallia evästeitä, se on mahdollista, mutta tällöin palveluiden sujuvaa toimintaa ei voida taata, sillä evästeet ovat tarpeellisia ylläpitämiemme sivujen ja tarjoamiemme palveluiden asianmukaiselle toimimiselle.

12. IP-tiedot

Rekisterinpitäjän käyttämässä Ajas-ajanvarausjärjestelmässä vierailevien käyttäjien IP-osoitteet tallentuvat niille varattuun lokiin. Lokia käytetään mahdollisiin virheselvityksiin sekä tietoturvan ylläpitoon. Lokiin on pääsy rekisterinpitoon käytettävän Ajas-järjestelmän henkilöstöstä ennalta määrätyillä henkilöillä.

13. Lainsäädäntö

Rekisterinpitäjä noudattaa asiakastietojen säilytyksessä henkilötiedon käsittelyä koskevaa EU:n yleistä tietosuoja-asetusta sekä Suomen tietosuojalakia.

Rekisterinpitäjä on laatinut organisaatiossa GDPR:n 30. artiklan mukaisen sisäisen Selosteen käsittelytoimista.

Yhteydenotot

Tietosuojaan liittyvissä asioissa ota yhteyttä: info@kylaklinikka.fi